Marketing | 31.07.2005

Polizeiliche Gästemeldung unterliegt dem Datenschutz

Kürzlich hat die Datenschutzbehörde zum Thema polizeiliche Gästemeldung und Aufbewahrung der entsprechenden Meldescheine im Betrieb Stellung bezogen. Die Aufbewahrung der Meldescheine ist seit 30. Juni 1996 nicht mehr verpflichtend und im Sinne des Datenschutzkodex nicht zulässig.

Viele Beherbergungsbetriebe bewahren Kopien der Meldescheine im Betrieb auf und verwenden die Daten auch für andere Zwecke wie z.B. für die Zusendung von Werbematerial. Im Normalfall dürften diese Daten aber im Betrieb nicht mehr aufbewahrt werden, da Beherbergungsbetriebe die erhobenen Daten nur für die gesetzlich vorgeschriebenen Fälle verwenden dürfen. Dies betrifft die polizeiliche Anmeldung der Gäste und die Fakturierung.

Zustimmung einholen
Sollten die Daten auch für andere Zwecke verwendet werden (z.B. Gästedatenbank, Zusendung von Werbematerial ...), so ist eine ausdrückliche (= schriftliche) Einwilligung des Gastes notwendig. Für diese Zustimmung ist bereits im Meldeblock für die polizeiliche Meldung ein eigenes Blatt vorgesehen. Die Zustimmung kann auch durch ein eigenes Formular eingeholt werden. Der Meldeblock ist in den Bauernbund-Bezirksbüros erhältlich. Die Bestimmungen für die öffentliche Sicherheit verpflichten die Beherbergungsbetriebe zur Abgabe der entsprechenden Meldescheine innerhalb 24 Stunden ab Ankunft des Gastes. Werden die Daten der Kunden nicht weiterverwendet, so müssen die erhobenen Daten (d.h. die Kopien der Meldescheine) vernichtet werden. Es dürfen nur Daten, die für die Fakturierung notwendig sind, im Betrieb verbleiben. Werden Daten von Kunden hingegen in einer Datenbank gespeichert und weiterverwendet, so müssen natürlich auch die Einwilligungen (z.B. Kopien der Meldescheine) aufbewahrt werden, um dies bei einer eventuellen Kontrolle nachweisen zu können. In diesem Falle müssen allerdings überflüssige Daten
unkenntlich gemacht werden.